Porozumienie wolontariackie to dokument, który porządkuje współpracę między organizacją a wolontariuszem i chroni obie strony. Dla koordynatora nie jest formalnością do odfajkowania, tylko narzędziem, które z góry ustala zakres zadań, czas współpracy i odpowiedzialność. Dobrze przygotowane porozumienie ogranicza nieporozumienia, ułatwia rozliczenie świadczeń i pokazuje wolontariuszowi, że organizacja traktuje jego pracę poważnie.
W wielu organizacjach porozumienie wciąż powstaje na ostatnią chwilę, tuż przed pierwszym dyżurem, kopiowane od znajomej fundacji bez zastanowienia. To błąd, który potrafi się zemścić przy kontroli, przy sporze o zakres obowiązków albo przy próbie potwierdzenia stażu wolontariusza kilka lat później. Warto więc raz usiąść i zbudować własny, przemyślany wzór, który później tylko dostosowujesz do konkretnej osoby i projektu.
Kiedy porozumienie wolontariackie jest potrzebne
Zasady zawierania porozumień z wolontariuszami reguluje ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. To ona określa, kto może korzystać ze świadczeń wolontariuszy i w jakiej formie potwierdza się tę współpracę. Z perspektywy organizacji istotne jest to, że przy dłuższej współpracy porozumienie powinno mieć formę pisemną, a przy krótkich, jednorazowych działaniach dopuszczalna bywa forma ustna. Jeśli masz jakiekolwiek wątpliwości co do konkretnej sytuacji, lepiej sięgnąć po formę pisemną albo skonsultować się z prawnikiem, bo aktualne przepisy potrafią być bardziej precyzyjne, niż podpowiada intuicja.
Nawet gdy prawo dopuszcza formę ustną, w praktyce pisemne porozumienie prawie zawsze jest lepszym wyborem. Daje dowód współpracy, ułatwia wydanie zaświadczenia i chroni koordynatora, gdyby doszło do sporu. Wolontariusz też czuje się pewniej, kiedy widzi, że jego rola została opisana czarno na białym, a nie zawieszona w powietrzu na dobrą wolę obu stron.
Co powinno zawierać porozumienie wolontariackie
Rdzeń dokumentu to precyzyjne wskazanie stron, zakresu zadań i czasu współpracy. Organizacja opisuje, kim jest, kogo reprezentuje i do jakich działań angażuje wolontariusza. Zakres zadań warto opisać konkretnie, ale bez przesadnej drobiazgowości, tak by z jednej strony było jasne, czego oczekujesz, a z drugiej zostawało pole na naturalne zmiany w projekcie. Zbyt ogólny zapis w stylu “pomoc przy działaniach fundacji” niewiele daje, a zbyt szczegółowy szybko się dezaktualizuje.
Dobre porozumienie odpowiada wolontariuszowi na kilka podstawowych pytań, zanim zdąży je zadać:
- jakie zadania będzie wykonywać i za co odpowiada
- na jaki okres zawierana jest współpraca i jak można ją zakończyć
- jakie świadczenia zapewnia organizacja, na przykład zwrot kosztów czy ubezpieczenie
- kto jest osobą kontaktową i do kogo zgłasza problemy
- jak organizacja przetwarza jego dane osobowe
Do tego dochodzą zapisy o poufności, jeśli wolontariusz styka się z wrażliwymi informacjami o podopiecznych, oraz postanowienia o bezpieczeństwie i higienie pracy, gdy zadania wiążą się z jakimkolwiek ryzykiem. Warto też zaznaczyć, że wolontariusz wykonuje świadczenia nieodpłatnie, bo to jest istota wolontariatu i odróżnia go od zatrudnienia. Ten jeden zapis zdejmuje sporo późniejszych nieporozumień o wynagrodzenie.
Świadczenia i obowiązki organizacji wobec wolontariusza
Porozumienie nie jest dokumentem, w którym tylko organizacja stawia warunki. Po stronie koordynatora leżą konkretne obowiązki, o których łatwo zapomnieć w codziennym pośpiechu. Organizacja odpowiada za bezpieczne warunki wykonywania zadań, za poinformowanie wolontariusza o ryzyku i, w wielu sytuacjach, za odpowiednie ubezpieczenie. Kwestie zwrotu kosztów podróży, wyżywienia czy niezbędnych materiałów też warto opisać, żeby wolontariusz wiedział, na co może liczyć, a organizacja nie improwizowała przy każdym rachunku.
Jeśli współpraca ma charakter dłuższy, w porozumieniu dobrze jest wspomnieć o prawie wolontariusza do zaświadczenia potwierdzającego jego zaangażowanie. Dla wielu osób, zwłaszcza młodszych, taki dokument ma realną wartość przy budowaniu CV czy rekrutacji na studia. Organizacja, która od początku traktuje to poważnie, buduje reputację miejsca, do którego chce się wracać i które warto polecić znajomym.
Jak przygotować własny wzór porozumienia
Najlepszym punktem wyjścia jest jeden dopracowany szablon, który powstaje z myślą o realiach twojej organizacji, a nie ściągnięty przypadkowo z internetu. Zacznij od spisania typowych ról wolontariuszy, które faktycznie u ciebie występują, bo inaczej wygląda porozumienie z osobą prowadzącą zajęcia z dziećmi, a inaczej z wolontariuszem obsługującym jednorazowe wydarzenie. Na tej podstawie zbuduj wersję bazową, w której zmienne fragmenty, takie jak zakres zadań czy okres współpracy, łatwo podmienisz.
Przy tworzeniu wzoru warto trzymać się kilku prostych zasad, które oszczędzą później sporo pracy:
- pisz językiem zrozumiałym dla osoby bez wykształcenia prawniczego
- unikaj kopiowania paragrafów, których sam nie rozumiesz
- trzymaj świadczenia i obowiązki po obu stronach, nie tylko po stronie wolontariusza
- zostaw miejsce na podpisy, datę i dane osoby małoletniej wraz ze zgodą opiekuna, jeśli to potrzebne
Gdy wzór jest gotowy, dobrze jest raz przepuścić go przez konsultację prawną, szczególnie jeśli twoja organizacja angażuje wiele osób albo działa w obszarze wrażliwym, jak pomoc dzieciom czy ochrona zdrowia. Taki jednorazowy koszt zwykle zwraca się przy pierwszej trudnej sytuacji, kiedy okazuje się, że dokument faktycznie chroni obie strony, a nie tylko wygląda oficjalnie.
Najczęstsze błędy koordynatorów przy porozumieniach
Pierwszy błąd to brak aktualizacji. Organizacja tworzy wzór raz i używa go latami, mimo że zmieniły się przepisy o ochronie danych, zakres działań albo sposób ubezpieczania wolontariuszy. Drugi błąd to porozumienia niepodpisane albo podpisane po fakcie, kiedy wolontariusz już od miesiąca działa, a papier dogania rzeczywistość. Taki dokument w razie sporu jest sporo słabszy, niż mógłby być.
Trzecia pułapka dotyczy osób niepełnoletnich. Angażowanie młodzieży bywa dla organizacji cenne, ale wymaga zgody opiekuna i większej ostrożności w opisie zadań. Warto to obsłużyć osobnym elementem porozumienia, a nie doklejać w ostatniej chwili. Kiedy koordynator traktuje porozumienie wolontariackie jako żywy dokument, który porządkuje współpracę i realnie chroni obie strony, przestaje ono być biurokratyczną przeszkodą, a staje się fundamentem zdrowej relacji z wolontariuszami.
