Strefa organizacji i instytucji

Koordynator wolontariuszy

Rola koordynatora

Niezależnie od tego, czy chcemy zrealizować projekt wolontariacki z udziałem kilkuset czy kilku tysięcy wolontariuszy, czy też potrzebujemy tylko jednej, kilku lub kilkunastu osób, które mogłyby nam pomóc, zawsze musimy mieć przemyślaną strategię i pomyśleć o wewnętrznych zasobach niezbędnych do efektywnego zarządzania wolontariuszami.

Z tą koncepcją wiąże się stworzenie stanowiska koordynatora wolontariuszy, który będzie w programie wolontariackim odgrywał kluczową rolę. Tak jak w organizacji niezbędni są menedżerowie, którzy zarządzają pracownikami, dbając m.in. o efektywność ich pracy, tak projekty wolontariackie także muszą mieć swojego lidera. Kogoś, kto nie tylko zajmuje się rekrutacją, ale także nadzoruje pracę wolontariuszy, scala ich z zespołem organizacji, motywuje, nagradza oraz wspiera w wykonywaniu codziennych obowiązków.

Pamiętajmy, że dobrze zarządzany zespół wolontariuszy, którzy są zadowoleni ze swojej pracy, to siła napędowa organizacji. Tacy wolontariusze stają się wizytówką organizacji na zewnątrz, dzięki nim społeczne działania organizacji są bardziej wiarygodne. Jeżeli organizacja decyduje się na tzw. wolontariat masowy, który angażuje wielu wolontariuszy, powinna też zadbać o stworzenie samodzielnego stanowiska koordynatora wolontariuszy.

Zarządzanie wolontariuszami to duże wyzwanie. Oprócz typowych działań administracyjnych koordynator będzie musiał zmierzyć się z takimi zadaniami, jak choćby motywowanie, przeciwdziałanie konfliktom, gratyfikacja, wprowadzanie dyscypliny, odpowiednie stawianie wymagań czy częste zmiany w zespole wolontariuszy. Dlatego koordynatorem wolontariuszy powinna zostać osoba, która ma do tego przekonanie. Praca wymaga dobrego zorganizowania, wysokiego poczucia odpowiedzialności, dobrze rozwiniętych umiejętności interpersonalnych, elastyczności i cierpliwości. Koordynator wolontariuszy musi lubić pracować z ludźmi. Powinien być opanowany, odporny na stres i na częste zmiany, zdeterminowany i pełen entuzjazmu. To od niego wolontariusze zarażać się będą zapałem i pasją pracy na rzecz organizacji. To on odpowiadać będzie za tworzenie dobrych relacji wewnątrz zespołu.

Pamiętajmy, że to koordynatorzy są zawsze najbliżej wolontariuszy, pomagają im, świętują z nimi sukcesy, wspólnie przeżywają i rozwiązują problemy. Umiejętności i cechy, jakie koordynator wolontariuszy powinien mieć i rozwijać, to m.in. otwartość, empatia, aktywne słuchanie, odpowiednie delegowanie zadań, właściwe monitorowanie i ewaluowanie zadań, adekwatne nagradzanie, skuteczne rozwiązywanie konfliktów i nieporozumień.

Jeśli nasza organizacja nie planuje uruchomienia projektów opartych o masowy wolontariat, nie musi tworzyć oddzielnego stanowiska koordynatora/ki wolontariatu. Obowiązki zarządzania wolontariuszami mogą zostać powierzone komuś, kto wykonuje już inne czynności w organizacji.

Pamiętajmy jednak, że roli koordynatora wolontariuszy nikomu nie powinniśmy narzucać. Osoba, która przyjmie na siebie te obowiązki, nie powinna traktować nowych zadań jako działań dodatkowych, nadprogramowych. To rodzi złe nawyki, a wolontariusze mogą czuć się lekceważeni i zniechęcić do naszej organizacji. Co ważne, koordynatorem wolontariuszy może być także wolontariusz (np. członek stowarzyszenia), który odpowiednio się przygotuje do pełnienia swojej funkcji i zwiąże się z organizacją na pewien okres.

Chcielibyśmy podkreślić, że pozycja koordynatora wolontariuszy to niekoniecznie etat. Ważniejszy od stanowiska jest stan umysłu nastawienie na opiekę, dbanie o wolontariuszy w organizacji/instytucji.

Obowiązki koordynatora

Wiemy już jak ważną rolę w naszej organizacji będzie pełnił koordynator wolontariuszy. Dlatego dla właściwego wykonywania swoich obowiązków powinien mieć pełne zaufanie i poparcie przełożonego.
Koordynator powinien odpowiadać za przygotowanie i wdrożenie całej strategii współpracy z wolontariuszami. Obejmować ona powinna wszystkie etapy współpracy z wolontariuszem, dlatego do obowiązków koordynatora należeć będą m.in.:

• zidentyfikowanie potrzeb organizacji,
• prowadzenie spotkań i naboru wolontariuszy,
• pilnowanie kwestii formalnych (umowa/porozumienie, ubezpieczenie, zapoznanie z kulturą organizacyjną),
• przygotowanie miejsca pracy i niezbędnych narzędzi,
• zaplanowanie i zorganizowanie szkoleń,
• wdrożenie i przygotowanie wolontariuszy do pracy,
• opracowywanie harmonogramów pracy,
• nadzorowanie pracy wolontariuszy i dbanie o ich rozwój,
• dbanie o dobre relacje w grupie oraz twórczą atmosferę pracy,
• przeprowadzanie spotkań okresowych i podsumowujących,
• ewaluacja pracy wolontariuszy,
• motywowanie i nagradzanie wolontariuszy.

Zanim zaczniesz przygodę z koordynacją pracy wolontariuszy, zajrzyj do Zasobnika. Znajdziesz tam różne pomocne formularze i narzędzia.

Rozwój koordynatora

Jeśli wolontariat jest poważnym elementem pracy naszej organizacji i wyznaczyliśmy już koordynatora, to ważne będzie dbanie o jego rozwój. Podnoszenie kwalifikacji pracowników,
ale i wolontariuszy jest niezbędnym elementem sukcesu każdej organizacji. Warto stworzyć koordynatorowi możliwość wymiany informacji z osobami zarządzającymi wolontariatem w innych organizacjach i instytucjach; zapewnić mu dostęp do odpowiednich zasobów i narzędzi. Ważne jest, abyśmy zrozumieli korzyści wynikające z dobrego zarządzania wolontariuszami, które mogą przyczynić się do poprawy działania organizacji oraz jakości oferowanych usług.