Strefa organizacji i instytucji

Potrzeby organizacji

Do czego potrzebujemy pomocy

Poszukiwanie wolontariuszy powinniśmy poprzedzić weryfikacją aktualnych potrzeb naszej instytucji/organizacji. Każde działanie, które podejmujemy, ma określone cele i zadania, a do ich wykonania potrzebujemy konkretnych osób. Niezależnie od tego, czy mamy personel płatny, czy osoby działające bez wynagrodzenia, potrzebujemy pracowników z określonym zasobem czasu, motywacją, a niekiedy specjalnymi kompetencjami. Dlatego ważne jest właściwe rozpoznanie potrzeb organizacji. To one powinny decydować o tym, jakiego wolontariusza przyjmiemy.

Dobry wolontariusz to ten, który identyfikuje się z działaniami organizacji. Jeśli w zespole będziemy mieli ludzi wyznających podobne wartości czy mających podobne zainteresowaniach, będzie nam łatwiej budować tożsamość organizacji i realizować jej misję.

Rola wolontariusza w organizacji nie powinna ograniczać się wyłącznie do roli pomocnika czy asystenta. Nie bójmy się powierzać wolontariuszom odpowiedzialnych czy nietypowych zadań, które dalece odbiegają od charakteru normalnej etatowej pracy w organizacji/instytucji. Warto zastanowić się nad wyznaczeniem takich prac, które wolontariusze mogliby wykonywać przy wykorzystaniu nowoczesnych form komunikowania się – za pomocą komputera czy telefonów z dostępem do internetu. Wolontariusz o specyficznych kompetencjach – finansista czy prawnik – może zaangażować się w rozwój organizacji i doradzać jej, korzystając właśnie z komunikacji elektronicznej. Innym przykładem może być elektroniczna współpraca z informatykiem albo webmasterem przy prowadzeniu np. strony internetowej czy bloga. Podobnie ekspert ds. public relations nie musi towarzyszyć nam przy codziennej pracy. Jak opracować czy sprawnie zrealizować kampanię społeczną, doradzić może „na odległość” – kontaktując się z nami za pomocą komunikatora internetowego czy opiniując nasze projekty. Pamiętajmy, że wolontariuszami mogą być osoby w różnym wieku (młodzież, studenci, emeryci), z rożnymi doświadczeniami, umiejętnościami oraz wiedzą (menedżerowie, sportowcy, dziennikarze, podróżnicy, pedagodzy, studenci, uczniowie), dysponujący różną ilością czasu. Otwórzmy się na ogromny potencjał i wielobarwność wolontariatu i dopasujmy potrzeby naszej organizacji do tej różnorodności.

Kogo potrzebujemy

Po określeniu potrzeb naszej organizacji i zidentyfikowaniu obszarów, w których potrzebujemy wsparcia, przychodzi czas na kolejny krok: precyzyjne wyznaczenie zadań dla wolontariusza. Pamiętajmy przy tym, że wolontariusz to pełnoprawny członek zespołu, a jego wkład w rozwój organizacji jest równie wartościowy jak ten, który wnosi płatny personel. Dlatego nie wysługujmy się wolontariuszami przy realizacji zadań należących do obowiązków etatowych pracowników.

Oczekiwania wobec wolontariusza oraz zadania, które mu stawiamy, powinny być jasno sprecyzowane. Jedne i drugie spiszmy na kartce. Zastanówmy się potem, z jakimi kompetencjami się wiążą, czyli jakie umiejętności powinna posiadać wybrana osoba, by sprostać wymaganiom naszej organizacji.

To bardzo ważne, bo Ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie w określonych przypadkach nakłada na wolontariusza obowiązek posiadania odpowiednich kwalifikacji
do wykonywania pewnych świadczeń (art. 43). Dotyczy to przede wszystkim wolontariuszy, którzy zajmują się pomocą społeczną, ochroną zdrowia, jak również nauczaniem dzieci
i młodzieży.

Kiedy potrzebujemy pomocy

Na koniec, po określeniu naszych potrzeb oraz zadań, które ma realizować wolontariusz, zastanówmy się, kiedy i o jakich porach dniach miałby on z nami współpracować. To będzie szczególnie istotne przy formułowaniu oferty dla wolontariuszy.

Wiele zależy od charakteru wykonywanej pracy. Często godziny pracy wolontariusza ściśle związane są z dostępnością obiektu (np. placówki ochrony zdrowia, schroniska, parku) lub z potrzebami beneficjentów (np. pomoc starszym osobom przy codziennych zakupach, godziny pracy biura danej instytucji). Jeśli jest jednak inaczej i mamy do czynienia z sytuacja, w której wolontariusz nie musi wykonywać swoich obowiązków w sztywnym, godzinowym systemie, wprowadźmy elastyczne warunki pracy wolontariackiej. Pozwólmy na wykonywanie zadań o dowolnej porze dnia i z dowolnego miejsca. Takie podejście do pracy wolontariusza pozwoli na pozyskanie pomocy od osób w różnym wieku i z różnym doświadczeniem. Pozwoli zaangażować w nasze działania osoby czynne zawodowo, a ich wiedza i umiejętności mogą być niezwykle cenne dla organizacji. Ten typ wolontariatu świetnie sprawdzi się zatem np. przy tłumaczeniach lub doradztwie prawnym, komunikacyjnym czy finansowym.

Zakres zaangażowania w pracę na rzecz organizacji/instytucji zależy wyłącznie od decyzji wolontariusza, jego chęci i czasu, który może nam poświęcić. Wolontariusz może angażować się w projekty społeczne długotrwale, cyklicznie, akcyjnie lub jednorazowo. Dlatego jako organizatorzy wolontariatu pamiętajmy, by dać wolontariuszowi precyzyjną informację, kiedy, jak długo i co może zrobić dla naszej organizacji i beneficjentów.