Strefa organizacji i instytucji

Wspieranie

Zadania

Koordynator ma być dla wolontariusza oparciem. Powinien interesować się jego codzienną pracą – nie tylko po to, by sprawdzać poprawność wykonania zadań, ale też by wiedzieć, jak wolontariusz odnajduje się w swoich obowiązkach, jak radzi sobie ze stawianymi przed nim wyzwaniami, a przede wszystkim, by udzielić mu wsparcia, w sytuacji, która może go przerosnąć.

To koordynator odpowiedzialny jest za dobry podział zadań. Umiejętne ich delegowanie dotyczy zarówno sytuacji, kiedy organizacja współpracuje z wieloma wolontariuszami, jak i z jednym. Wolontariusz zawsze musi wiedzieć co, jak, gdzie i na kiedy ma wykonać. Przy tak przedstawionych wymaganiach koordynatorowi łatwiej będzie nadzorować i egzekwować wykonanie poszczególnych zadań. Z czasem wolontariuszom, którzy się sprawdzają, możemy powierzać bardziej odpowiedzialne zadania, wymagające większej samodzielności i decyzyjności; których właściwe wykonanie zależy od pozyskanej przez wolontariusza wiedzy. Obdarzając wolontariuszy takim zaufaniem podniesiemy ich poczucie własnej wartości, a jednocześnie wzmocnimy ich zaangażowanie.

Rozwój

Pamiętajmy, by wolontariuszom poświęcającym swój wolny czas na rzecz naszej organizacji stworzyć także możliwości rozwoju i podnoszenia kwalifikacji. Pod tym względem wolontariuszy traktujmy tak samo jak etatowych pracowników. Inwestycja w wiedzę i umiejętności wolontariusza bezpośrednio przekładać się będzie na działalność naszej organizacji, a wolontariusze na pewno to docenią. Zwłaszcza że zazwyczaj nie spodziewają się i nie oczekują, że organizacja do działań rozwojowych i szkoleniowych będzie chciała ich włączyć.

Komunikacja

Koordynator powinien zadbać o szczerą komunikację z wolontariuszami, opartą na zaufaniu i otwartości. Pomogą w tym regularne rozmowy indywidualne oraz spotkania w grupach. Wskazane jest organizowanie cyklicznych (minimum raz w miesiącu) grupowych zebrań z udziałem wszystkich wolontariuszy pracujących na rzecz organizacji. Podstawowym celem takich spotkań powinna być wymiana doświadczeń oraz opinii pomiędzy wolontariuszami. To może być także dobra okazja do tego, by podzielić się problemami, przedstawić swoje pomysły i przekazać ważne informacje dotyczące samej organizacji. Duże spotkania oraz indywidualne rozmowy pomagają łagodzić napięcia i konflikty w grupie, przyczyniają się do zacieśnienia więzi w zespole i wreszcie pozwalają każdemu z wolontariuszy skorzystać z grupowej wiedzy i wsparcia. Nawet jeżeli monitorujemy pracę wolontariusza zdalnie, postarajmy się raz na jakiś czas spotkać z nim osobiście, a jeśli nie jest to możliwe, zadzwońmy do niego i zapytajmy, czy wszystko w porządku, czy czegoś nie potrzebuje. Pamiętajmy o motywowaniu i wspieraniu ludzi, którzy bezinteresownie działają dla tego samego celu co my.

Znaczenie zaangażowania

Podczas cyklicznych spotkań i rozmów przypomnijmy wolontariuszom, jak wielką wartością są dla naszej organizacji i jakie znaczenie mają zadania, które realizują. Podkreślmy, że bez pomocy i wkładu wolontariuszy realizowane projekty, a nawet działalność samej organizacji byłyby niepełne. Warto przypomnieć głębszy sens prostych, wydawać by się mogło, zadań. Zwykłe przygotowywanie kopert do wysyłki (z informacją o możliwości wpłaty darowizny albo przeznaczeniu na rzecz naszej organizacji 1% podatku) przyczynia się do zwiększenia funduszy na realizację programów, np. na rzecz dzieci z biednych rodzin. Takie przedstawienie tych działań sprawia, że codzienna praca wolontariusza nabiera innego wymiaru i znaczenia. Wolontariusz nie będzie wątpił w sens swojej pracy, jeśli dokładnie wyjaśnimy, czemu ma ona służyć.

Włączanie wolontariusza w życie organizacji

Włączajmy wolontariuszy we wszystkie aspekty życia naszej organizacji. Pozwólmy im w miarę możliwości uczestniczyć w spotkaniach organizacyjnych, wewnętrznych naradach z pracownikami czy spotkaniach koncepcyjnych. Wolontariusze są częścią naszego zespołu tak jak pracownicy etatowi. Niech zabierają głos w dyskusjach i przedstawiają swoje pomysły. Ich świeże spojrzenie pomoże niejednokrotnie znaleźć innowacyjne rozwiązania. W ten sposób docenimy także ich zaangażowanie, zdobędziemy ich zaufanie oraz wzmocnimy relację z pozostałymi pracownikami. Jak wynika z przeprowadzonych przez nas badań, identyfikację z organizacją oraz zaangażowanie wolontariusza znacznie zwiększyć mogą tak niewielkie rzeczy, jak choćby przyznanie osobistego adresu mailowego w domenie organizacji.

Dzięki takim gestom wolontariusze czują się pełnoprawnymi członkami zespołu, co napawa ich dumą i pomaga w codziennej pracy. Nie jest to oczywiście wymogiem i nie w każdego rodzaju wolontariacie będzie to możliwe, bo przecież nie damy adresów mailowych setkom wolontariuszy organizujących np. koncerty albo sadzących drzewa. Jest to jednak przykład drobnego (i co ważne dla organizacji bezkosztowego) wynagrodzenia wolontariusza za jego wkład w działalność organizacji. Życzliwość organizatorów może przybierać różne formy – można obdarować wolontariuszy gadżetami promocyjnymi (T-shirty, kubki, długopisy), można przyznać im adres mailowy albo biurko.