Strefa wiedzy

Ile kosztuje wolontariusz

Ze współpracy z wolontariuszami wynikają ogromne korzyści, ale również precyzyjnie określone obowiązki i związane z nimi obciążenia finansowe. Bo choć wolontariusz za wykonaną pracę nie pobiera wynagrodzenia, nie oznacza to wcale, że korzystanie z jego świadczeń nic nie kosztuje. Jakie zatem wydatki musimy ponieść, zatrudniając wolontariuszy? I jak uniknąć przy tym narażania ich na problemy związane z prawem podatkowym?

Zgodnie z art. 45 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, korzystający ma obowiązek:

• zapewnić wolontariuszowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w tym środki ochrony indywidualnej na zasadach określonych w odrębnych przepisach;
• zwracać wolontariuszowi koszty podróży służbowych i diet na zasadach dotyczących pracowników;
• pokrywać koszty szkoleń ochotnika w zakresie wykonywanych przez niego świadczeń, określonych w zawartym porozumieniu.

Poza tym korzystający może pokryć także inne ponoszone przez wolontariuszy koszty związane z wykonywanymi na jego rzecz świadczeniami, pod warunkiem że są one określone w odrębny przepisach dotyczących pracowników.

Organizacje jednak bardzo różnie interpretują te przepisy. Niektóre uważają, że skoro „zatrudniają” wolontariuszy, to mogą im zwracać wszystkie ponoszone przez nich koszty. Niestety jest to mylna interpretacja, gdyż taki zwrot może się okazać przychodem wolontariusza, od którego będzie on musiał odprowadzić podatek w rocznym rozliczeniu. Jak uniknąć takich błędów?

Przyjrzyjmy się bliżej kilku przykładowym sytuacjom.

Bezpieczeństwo wolontariusza

Sytuacja 1

W zakresie obowiązków, jakie otrzymali wolontariusze, pracujący na rzecz ośrodka pomocy społecznej, znajduje się m.in. opieka nad osobami starszymi i chorymi. Wolontariusze odwiedzają podopiecznych ośrodka i wykonują na ich rzecz pewne prace (zakupy, opłaty, dotrzymywanie towarzystwa, itp.). Ze względu na to, że wolontariusze pracują w różnych warunkach i stykają się z chorymi, zarząd organizacji postanowił zakupić szczepionki (przeciw żółtaczce, przeciw grypie), by zapewnić im bezpieczne warunki pracy. Tym samym wydatki poniesione na zakup szczepionek, oraz na wykonanie szczepienia będą dla organizacji kosztemstatutowymi kosztem uzyskania przychodu.

Wolontariusze z tego tytułu nie będą mieli żadnych przychodów. Dokumenty potwierdzające zakup szczepionek i wykonanie szczepień powinny być opisane pod względem merytorycznymw taki sposób, aby osoby postronne (Urząd Skarbowy, kontrole NIK, itp.) nie miały wątpliwości co do zasadności tego wydatku.

Sytuacja 2

Organizacja pozarządowa zajmująca się osobami bezdomnymi otrzymała od Urzędu Miasta lokal na prowadzenie jadłodajni. Lokal trzeba wyremontować. Mają to zrobić wolontariusze. W tym celu organizacja zakupiła dla nich kombinezony, maski przeciwpyłowe, rękawice robocze oraz inne rzeczy, które zapewnią wolontariuszom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Z opisem dokumentu potwierdzającego dokonanie zakupu postępujemy identycznie jak w przypadku opisanym powyżej.

Organizacje zatrudniające wolontariuszy powinny pamiętać o konieczności ubezpieczenia ich od następstw nieszczęśliwych wypadków, jeśli współpraca ma trwać krócej niż 30 dni. Koszt takiej polisy jest wydatkiem poniesionym w celach statutowych i nie stanowi przychodu wolontariusza. Natomiast w przypadku podpisania porozumienia wolontariackiego na okres dłuższy niż 30 dni, wówczas wolontariusz objęty jest takim świadczeniem na mocy ustawy.

Inaczej wygląda sprawa ubezpieczenia zdrowotnego, które jest ze strony korzystającego całkowicie dobrowolne. Zgodnie z ustawą o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia, korzystający może (ale nie musi) zgłosić wolontariusza do takiego ubezpieczenia i opłacać za niego składki, ale tylko w sytuacji, gdy nie jest on objęty takim ubezpieczeniem z innego tytułu.

Koszty podróży i diet

Sytuacja

Fundacja zajmująca się pomocą dzieciom i młodzieży w nauce, zatrudnia w tym celu wolontariuszy. Ponieważ zadania fundacji realizowane są na terenie całego województwa, wolontariusze odwiedzając swych podopiecznych, muszą często wyjeżdżać poza miejscowość, w której mieści się organizacja. Na każdą taką podróż wolontariusz dostaje polecenie wyjazdu służbowego, w związku z czym organizacja zwraca mu diety w wysokości 23 zł oraz koszty biletów za przejazdy.
Wysokość diet każda organizacja może sama dowolnie ustalić nawłasny użytek, ale trzeba pamiętać, żewolne od podatku są diety nie przekraczającewysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach. Wchwili obecnej wysokość diety za 8 godzin delegacji na terenie kraju wynosi 23 zł. Gdyby organizacja ustaliła w formie uchwały czy zarządzenia, że będzie zwracała swoim pracownikom diety w wyższej kwocie, to wszystko powyżej 23 zł będzie dla wolontariusza
przychodem wymagającym opodatkowania i wykazania w rocznym rozliczeniu podatkowym.

A jak należy postępować wobec wolontariuszy, którzy odwiedzają podopiecznych na terenie miasta, gdzie znajduje się siedziba organizacji? Tutaj także pokrywa się koszty dojazdów do podopiecznych, w tym jednak przypadku zwrot kosztów podróży niestety będzie dla wolontariusza przychodem do opodatkowania, gdyż nie jest to podróż służbowa. Za podróż służbową uznaje się odbywaną w ramach wykonywanej pracy podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy (lub stałe miejsce pracy pracownika).

Aby uniknąć obciążania wolontariuszy dodatkowymi kosztami, organizacja powinna zakupić bilety jednorazowe (dokumentem zakupu będzie wystawiona na organizację faktura VAT) i wydawać je im. Należy w tej sytuacji prowadzić ewidencję wydawanych biletów, w której będzie odnotowane, który wolontariusz pobiera bilet i w jakim celu. Zakup biletów jest kosztem poniesionym w celu realizacji celów statutowych, a prowadzona ewidencja wskazuje na gospodarność zakupu.

Kursy i szkolenia

Sytuacja

Organizacja budująca ośrodek dla dzieci niepełnosprawnych zatrudniała do pomocy wolontariuszy. W ramach podpisanych porozumień jeden z wolontariuszy miał dowozić materiały na plac budowy wózkiem widłowym. Ponieważ nie posiadał takich uprawnień, organizacja wysłała go na kurs. Koszt tego kursu będzie dla organizacji kosztem uzyskania przychodu, ponieważ poniosła go na realizacje celów statutowych.

Organizacja korzystająca z pomocy wolontariuszy może ich skierować na szkolenia. Koszt takiego szkolenia nie będzie stanowił przychodu wolontariusza.

Jak widać, niektóre wydatki, jakie organizacji ponosi, zatrudniając wolontariusza,mogą okazać się dla niego przychodem wymagającym opodatkowania. W razie wątpliwości można wystąpić do właściwej izby skarbowej z prośbą o interpretacje prawa podatkowego. Na stronie krajowej informacji podatkowej (www.kip.gov.pl) znajduje się formularz, na jakim należy złożyć zapytanie.